Panduan Pengguna Works25

Pengetahuan AI WhatsApp & Halaman Chat Monitoring

Dari mana AI WhatsApp mendapat pengetahuan dan konteksnya, serta cara menggunakan halaman Chat Monitoring untuk memantau dan mengambil alih perbualan.

  • Kemas kini: 8 Oktober 2026
  • Untuk pemilik, penyelia & staf
  • 3 bahagian
A

Dari mana AI WhatsApp mendapat pengetahuan & konteks

Dua sumber sahaja: apa yang anda isi dalam tetapan, dan data yang AI ambil sendiri dari sistem.

AI WhatsApp (Sales Assistant) tidak tahu apa-apa tentang perniagaan anda secara sendiri. Ia menjawab berdasarkan dua perkara:

1. Konteks tetap

Teks yang anda isi dalam tetapan Works25. Ia dihantar kepada AI pada setiap mesej.

2. Data yang diambil sendiri

AI memanggil tool ke pangkalan data Works25 apabila pelanggan bertanya sesuatu.

A1. Perkara yang ANDA isi (konteks tetap)

SumberApa yang AI pelajariDi mana anda kemaskini
AI Context — 4 bahagian Peraturan am, nada, privasi, polisi khidmat pelanggan, maklumat bisnes, konteks pemasaran Settings → AI Tuning (/admin/setting/aituning.php)
Halaman minisite (Pages) FAQ, polisi penghantaran / pemulangan, Tentang Kami, terma Settings → Webpages
Quick Reply templates Teks siap sedia + medan Purpose (memberitahu AI bila template itu patut digunakan) Chat Monitoring → Quick Reply
Katalog / Pricelist Nama item, kategori, harga, keterangan, imej utama Pricelist (katalog)
Decision Flow (public sahaja) Soal-selidik berpandu / langkah pilihan untuk membantu pelanggan memilih /admin/flow/

Empat bahagian AI Context yang dibaca oleh AI WhatsApp

BahagianMaksud
General Tujuan keseluruhan AI, kes penggunaan yang diluluskan, sempadan privasi, pencetus eskalasi, nada jawapan
Business Info Jenis perniagaan, lokasi, pasaran sasaran, tahap profesionalisme / standard brand
Customer Service Nada, empati, sempadan refund / pampasan, bila AI mesti serahkan kepada manusia
Marketing Sasaran pelanggan, nada brand, claim yang dilarang, had diskaun, apa yang AI boleh tulis tanpa kelulusan
Perlu diingat

Keempat-empat bahagian di atas dihantar kepada AI WhatsApp pada setiap mesej. Jika dibiarkan kosong, AI akan menjawab secara generik dan tidak tahu polisi anda.

AI Tuning juga ada 6 bahagian lain — Accounting, Website Design, Order Management, Inventory, Operations dan Analytics. Bahagian itu untuk AI Copilot admin di dalam sistem, bukan untuk AI WhatsApp.

Kembali ke kandungan

A2. Perkara yang AI AMBIL SENDIRI (tool / carian masa nyata)

Apabila pelanggan bertanya, AI memanggil tool berikut. Ia tidak menghafal jawapan — ia membacanya dari sistem pada masa itu.

ToolSumber dataBila digunakan
get_branch_business_info Profil syarikat / cawangan: nama syarikat, no. pendaftaran, alamat, emel, telefon, laman web, waktu operasi, hari tutup Tanya waktu buka, alamat, telefon, butiran syarikat
search_catalog Katalog / harga Tanya harga, produk, kategori, carian item
list_pages → get_page_content Halaman minisite anda Polisi, FAQ, penghantaran / pemulangan, Tentang Kami
list_flows → get_flow_detail Decision Flow (public sahaja) Pelanggan mahu cadangan / soal selidik berpandu
search_works25_helpguide Help Guide rasmi Works25 "Macam mana nak guna / set..." — soalan tentang fungsi sistem
search_chat_history Jawapan staf manusia dalam chat lepas (WhatsApp + Web Chat) Soalan polisi / terma yang pernah dijawab staf dulu
check_customer_status Order & quotation pelanggan itu Status order, senarai order, baki
get_order_detail Satu order / quotation: item, status, jumlah, baki Butiran order tertentu
get_order_images Gambar proofing / progres / lampiran order Pelanggan minta gambar order
get_customer_profile Profil pelanggan: nama, emel, alamat, mata (points), voucher, no. & kesahan keahlian Soalan tentang akaun sendiri
update_customer_profile Kemaskini nama / emel / alamat pelanggan Pelanggan minta tukar butiran
get_customer_debt Jumlah hutang & pecahan bil tertunggak Tanya baki / hutang
request_customer_phone_number Hantar butang pengesahan rasmi WhatsApp Pelanggan belum disahkan

Selain tool, AI juga membaca

  • 20 mesej terakhir dalam chat itu — sejarah perbualan untuk memahami konteks.
  • Lampiran yang pelanggan atau staf hantar: gambar, audio / voice note, video, dokumen atau PDF. AI boleh melihat gambar, mendengar audio, menonton video dan membaca dokumen.
  • Konteks Decision Flow — jika pelanggan membalas sesuatu template yang berkait dengan satu flow, AI menerima butiran flow itu (termasuk link) dan akan memandu langkah seterusnya.
Kembali ke kandungan

A3. Had akses data (penting difahami)

  • Tool pelanggan hanya boleh mengakses profil pelanggan semasa. AI tidak boleh membuka akaun pelanggan lain.
  • AI tidak menerima nombor telefon yang ditaip dalam chat. Untuk keselamatan, ia akan meminta pelanggan menekan butang pengesahan rasmi WhatsApp. Ini menghalang orang lain daripada menyamar dengan menaip nombor orang lain.
  • Carian sejarah chat secara lalai hanya mencari jawapan staf, dan AI diarah menggunakannya untuk polisi, terma dan peraturan am sahaja — bukan butiran akaun peribadi pelanggan lain.
  • AI dilarang mereka-reka fakta: nama, nombor bil, harga, tarikh, nombor telefon atau status. Jika tiada data, ia akan berkata "No matching record was found in the database."
Kembali ke kandungan

A4. Mod khas: staf (AI Admin Assistant)

Jika yang menghantar mesej ialah staf yang disahkan (nombor telefon yang berdaftar sebagai staf), AI bertukar menjadi AI Admin Assistant dan mendapat akses kepada tool admin — order, pelanggan, pembayaran, laporan dan lain-lain — mengikut kebenaran (permission / userlevel) staf tersebut.

Staf juga boleh menyuruh AI menyimpan gambar resit terus ke AI Scan dari WhatsApp. Mod ini tidak terpakai kepada pelanggan biasa.

Kembali ke kandungan

A5. Syarat supaya AI WhatsApp membalas

AI akan membalas hanya apabila semua perkara ini benar:

  1. Model AI dipilih — AI Tuning → bahagian Sales (kegunaan WhatsApp & customer chat). Jika disabled atau kosong, tiada balasan AI langsung.
  2. AI points mencukupi — sekurang-kurangnya 200 points pada akaun cawangan.
  3. Integration WhatsApp (WABA) cawangan itu berdaftar dan sudah claimed.
  4. Chat tidak dipegang manusia — status bukan Human Active dan tiada Human Lock.
  5. Lulus pemeriksaan "Jev" — jika AI baru sahaja menjawab soalan yang sama dan jawapan itu masih memadai (contoh: pelanggan hanya membalas "terima kasih"), AI sengaja tidak menjawab lagi untuk mengelak jawapan berganda.
Kembali ke kandungan

A6. Membetulkan jawapan AI ("Correct")

Setiap mesej AI ada butang Correct (ikon pensel) dengan dua pilihan:

PilihanKesannya
Save & Reply Pembetulan disimpan, dihantar kepada pelanggan, dan chat terus menjadi Human Active (staf ambil alih)
Learn Only Pembetulan direkod tanpa menghantar apa-apa kepada pelanggan
Nota jujur tentang hadangannya

Pembetulan itu direkodkan ke dalam sistem latihan AI Copilot admin, bukan ke dalam laluan AI WhatsApp. Jadi jangan harap satu pembetulan akan terus mengubah cara AI WhatsApp menjawab esok.

Cara paling berkesan untuk memperbaiki AI WhatsApp

  1. Kemas kini AI Context — General, Business Info, Customer Service, Marketing.
  2. Tulis polisi dalam Pages supaya AI boleh membacanya.
  3. Betulkan Quick Reply dan isi medan Purpose dengan tepat.
  4. Gunakan Save & Reply — mesej pembetulan disimpan sebagai jawapan staf, dan akan muncul semula kepada AI sebagai contoh pada masa hadapan.
Kembali ke kandungan
B

Cara menggunakan halaman Chat Monitoring

Memantau perbualan, menapis chat, dan mengambil alih daripada AI bila perlu.

B1. Masuk ke halaman

  • Dashboard → Chat Monitor, atau
  • terus ke /admin/chat_monitoring/ — jika cawangan anda ada WhatsApp (WABA), ia akan melompat sendiri ke halaman WABA, atau
  • /admin/chat_monitoring/waba.php
ButangKegunaan
WABAHalaman chat WhatsApp (saluran utama)
Web ChatChat dari Sales Assistant di laman / minisite anda
WABA MediaGaleri media yang masuk melalui WhatsApp
Template ManagerUrus template rasmi WhatsApp (perlu kelulusan Meta)
Quick ReplyTemplate ringkas untuk AI & staf
Kembali ke kandungan

B2. Susun atur

Kiri — senarai chat

Senarai chat (inbox) bersama kiraan live chats di penjuru.

Kanan — transkrip

Transkrip penuh chat yang anda pilih, berserta butang tindakan.

Auto-refresh

Aktif secara lalai. Boleh dimatikan jika anda mahu membaca dengan tenang.

Kembali ke kandungan

B3. Tapisan (Filter) & status

Klik Apply Filter untuk membuka panel tapisan.

TapisanPilihan
StatusAll Active & Closed · All Active · AI Active · Human Active · Unreplied · Closed · Archived · All (Inc. Archived)
24h Service WindowHanya chat yang pelanggan hantar mesej dalam 24 jam terakhir
From / ToTapis ikut tarikh
SearchChat id, nama pelanggan, atau kandungan mesej
Page size20 / 50 / 100 chat per halaman
Data Source (menu ⋮)Local Cache (pantas) atau Online Server (paling terkini), bersama butang Re-Sync Cache

Clear untuk reset semua tapisan.

Penting — 24 jam Service Window

Di luar tempoh 24 jam sejak mesej terakhir pelanggan, WhatsApp tidak membenarkan mesej teks biasa keluar. Anda mesti menggunakan Send Template (template yang telah diluluskan Meta).

Maksud status

StatusMaksud
AI ActiveAI sedang menjawab chat ini
Human ActiveStaf sedang memegang chat ini (termasuk jika staf membalas dari app WhatsApp Business)
UnrepliedPelanggan sudah menghantar mesej, belum ada balasan
ClosedChat ditutup — AI berhenti menjawab
ArchivedChat disimpan ke arkib
Kembali ke kandungan

B4. Butang tindakan pada chat

ButangBila digunakan
ClaimAmbil chat daripada AI atau staf lain → status menjadi Human Active
ReleaseLepaskan chat kembali kepada AI. Ini juga menanggalkan Human Lock
Keep Human / UnlockKunci chat kepada manusia secara kekal — AI tidak akan mengambilnya semula walaupun staf berdiam lama. Tekan Unlock untuk membuka semula
Close / Re-openTutup chat (AI berhenti) / buka semula
Request PhoneHantar butang pengesahan nombor kepada pelanggan
Send TemplateHantar template yang diluluskan (wajib di luar 24 jam)
Archive / Unarchive / DeleteSimpan ke arkib · keluarkan dari arkib · padam chat (selepas diarkib)

Peraturan siapa yang menjawab

  1. AI menjawab automatik untuk setiap mesej masuk (AI Active).
  2. Sebaik staf membalas — sama ada di halaman ini atau terus dari app WhatsApp Business — chat menjadi Human Active dan AI berhenti.
  3. Jika staf berdiam lebih kurang 3 minit, AI akan mengambil semula chat itu.
  4. Keep Human menyekat langkah (3). Hanya Release yang boleh mengembalikan chat kepada AI.
Kembali ke kandungan

B5. Membalas sebagai manusia

Taip dalam kotak di bahagian bawah transkrip. Enter = hantar; Ctrl+Enter atau Shift+Enter = baris baharu.

IkonFungsi
AttachmentLampirkan fail (gambar, dokumen dan lain-lain)
ItemsCari dan lampirkan item dari katalog
TemplateGuna quick reply template
AI DraftAI cadangkan draf jawapan untuk anda edit sebelum hantar
Send LocationHantar lokasi (latitud / longitud atau lokasi cawangan)
Send ContactHantar kad kenalan
SendHantar mesej
Kembali ke kandungan

B6. Instruct AI

Butang Instruct AI (muncul pada chat AI Active) membolehkan anda memberi arahan kepada AI tanpa menghantar arahan itu sebagai mesej biasa kepada pelanggan. Arahan itu sampai kepada AI sebagai arahan staf, dan AI akan menjawab pelanggan berdasarkan arahan tersebut.

Contoh

"Minta dia hantar resit lama untuk pengesahan." · "Sebut ada diskaun 10% hari ini sahaja."

Syarat

Chat belum Closed dan masih dalam tempoh 24 jam.

Kembali ke kandungan

B7. Correct mesej AI

Setiap mesej AI ada butang Correct (ikon pensel):

  • Save & Reply — hantar versi yang dibetulkan terus kepada pelanggan (chat jadi Human Active).
  • Learn Only — rekod pembetulan sahaja, tanpa menghantar apa-apa kepada pelanggan.

Mesej yang telah dibetulkan akan ditanda Corrected.

Kembali ke kandungan

B8. Multi-Tag

Butang Multi-Tag membolehkan anda menanda beberapa chat sekali gus — termasuk penandaan automatik dengan bantuan AI. Berguna untuk kempen dan penyusunan chat.

Kembali ke kandungan

B9. Template Manager & Quick Reply

Template Manager

Buat dan urus template rasmi WhatsApp: teks, media, lokasi, butang URL / quick reply / menu senarai. Template jenis ini perlu kelulusan Meta dan wajib digunakan untuk mesej keluar selepas 24 jam.

Quick Reply

Template ringkas dalam sistem (per cawangan) untuk AI dan staf dalam tempoh 24 jam. Isi medan Purpose dengan betul — itulah yang memberitahu AI bila template itu patut digunakan.

Kembali ke kandungan

B10. WABA Media

Galeri semua media yang masuk melalui WhatsApp. Di sini anda boleh:

  • melihat dan menapis media (per chat, per pelanggan, atau mengikut tarikh),
  • memuat turun media, dan
  • membuang media yang tidak diperlukan.
Kembali ke kandungan
C

Amalan terbaik & masalah biasa

Senarai semak ringkas untuk mendapatkan hasil terbaik daripada AI WhatsApp.

C1. Amalan terbaik

  1. Isi AI Context dahulu — tanpa ia, AI menjawab secara generik.
  2. Tulis polisi dalam Pages, bukan hanya dalam kepala staf — AI membacanya sendiri.
  3. Isi medan "Purpose" pada setiap Quick Reply — itu kunci AI memilih template yang betul.
  4. Semak status Unreplied setiap hari — ia biasanya menandakan AI tidak dapat menjawab, atau staf belum membalas.
  5. Guna Keep Human untuk chat sensitif — kutipan hutang, aduan, atau perbincangan harga khas.
  6. Betulkan, jangan biarkan — guna Correct → Save & Reply; ia merekod contoh yang betul untuk staf dan sistem.
  7. Perhatikan 24 jam — selepas 24 jam tanpa mesej pelanggan, gunakan Send Template.
Kembali ke kandungan

C2. Masalah biasa

GejalaApa yang perlu disemak
AI tidak membalas Status chat Human Active atau Human Lock? Model AI (bahagian Sales) dipilih? AI points ≥ 200? Integration WhatsApp sudah claimed?
Mesej staf tidak sampai 24 jam sudah tamat → gunakan Send Template
Senarai chat tidak terkini Re-Sync Cache, atau tukar Data Source kepada Online Server
Jawapan AI salah atau terlalu umum Tepatkan AI Context, tambah Pages, dan gunakan Correct
Pelanggan kata tiada balasan, walhal chat kelihatan sudah dijawab AI mungkin sengaja tidak menjawab (pemeriksaan Jev — jawapan lepas masih memadai), atau mesej tidak dihantar oleh Meta (biasa untuk mesej pertama pada nombor yang baru didaftarkan)
Kembali ke kandungan
Works25
Home Offers
Panduan AI WhatsApp & Chat Monitoring WhatsApp AI Knowledge & Chat Monitoring
Integrated Card and QR Payment Terminal
Seminar 3 Strategi Tingkatkan Keuntungan dengan AI Seminar Works25: 3 Strategi Tingkatkan Keuntungan dengan AI (1 Oktober 2026)
WABA AI
Merdeka Promo 2026
Return And Refund Privacy Policy Terms Of Use
About Us