Panduan: Kitaran Status Pesanan (Received, Pending, Done, Delivered)

A

Asas: dua lapisan status

Status bill dan status item — dua perkara berbeza yang sering dikelirukan

A1. Dua lapisan status: bill dan item

Ada dua lapisan status yang berasingan, dan ia tidak semestinya sama antara satu sama lain:

Status bill

Satu status untuk keseluruhan bill — dua butang kuning/hijau/biru yang anda tekan di halaman bill.

Status item

Setiap baris item mempunyai shelf sendiri — kerja mana yang sedang dilakukan ke atasnya.

Inilah status bill yang mungkin:

Status bill dan rupanya pada halaman Order Summary
Status	Maksud	Rupa pada halaman bill
Received	Pesanan baru diterima. Kerja belum bermula atau belum siap.	Sempadan kuning pada tajuk bill
Pending	Ditahan — kerja tidak diteruskan sementara. Pilihan sahaja: digunakan apabila pesanan tidak boleh diteruskan.	Jalur merah pada tajuk bill
Done	Kerja siap, tetapi barangan belum diserahkan kepada pelanggan.	Sempadan hijau pada tajuk bill
Delivered	Pelanggan sudah menerima barangan. Pesanan selesai.	Tiada sempadan — merah jika masih ada baki hutang
Void	Bill dibatalkan atau digabungkan ke bill lain.	Tiada butang status
Recalculate	Bill ditahan sementara kerana sedang disunting.	Tiada butang status

Setiap bill baru bermula sebagai Received

Ia termasuk pesanan yang pelanggan buat sendiri melalui laman tempahan atau ditempah di kaunter. Bill dibuka melalui Orders → All Orders, atau dari Orders → Stations.

A2. Status item (shelf) — lapisan kedua

Selain status bill, setiap item dalam bill ada shelf sendiri. Shelf menjawab soalan “kerja ini sekarang di mana?”, manakala status bill menjawab “pesanan ini sudah selesai atau belum?”.

Shelf yang anda tetapkan dalam Settings → Shelf / Process terbahagi kepada dua jenis, dan perbezaan inilah yang menentukan sama ada bill boleh naik ke Done dengan sendirinya:

Shelf	Maksud
Pending	Item belum bermula.
QC	Menunggu pemeriksaan kualiti.
Proses	Kerja sedang dijalankan di stesen itu — contohnya Gosok, Keringkan, Bungkus, Hantar Cuci, Spotting, Promoted, Cleaning.
Lokasi	Barang sudah siap kerja dan hanya disimpan di situ — contohnya rak A, B, D, G, H. Ia bukan kerja yang sedang berjalan.
Delivered	Item sudah diserahkan kepada pelanggan.
Returned	Item dipulangkan oleh pelanggan (hanya pada bill Delivered).

Lokasi dan Proses — perbezaan yang paling penting

Proses bermaksud kerja sedang dijalankan. Lokasi bermaksud kerja sudah siap untuk item itu dan ia hanya disimpan di situ.

Sebab itu, bill hanya boleh menandakan dirinya Done apabila semua itemnya berada di Lokasi — jika ada mana-mana item yang masih di Proses (atau di Pending/QC), bill kekal di Received kerana kerja belum habis.

Sebab shelf penting

Item yang berada pada shelf Proses, Pending atau QC tidak muncul dalam senarai kerja di halaman Orders → Stations. Jadi shelf ialah cara kerja di lantai kedai dilaporkan kepada sistem.

Senarai shelf pada bill Received. Perhatikan tiada pilihan Returned — pemulangan hanya tersedia apabila bill sudah Delivered. — Senarai shelf pada bill **Received**. Perhatikan tiada pilihan **Returned** — pemulangan hanya tersedia apabila bill sudah Delivered.

A3. Aliran satu hala

Aliran biasa sesuatu pesanan hanyalah dua langkah:

Received → Done — kerja siap. Ini prosedur biasa.
Done → Delivered — pelanggan sudah menerima barangan.

Aliran biasa

Received → Done → Delivered. Inilah yang berlaku pada hampir semua pesanan.

Pending — pilihan sahaja

Received → Pending → Done (atau terus Delivered). Hanya apabila pesanan tersekat.

Pending bukan sebahagian daripada aliran biasa. Ia digunakan hanya apabila pesanan tidak boleh diteruskan — menunggu pengesahan pelanggan, atau ada masalah di luar S.O.P biasa ketika mengendalikan pesanan itu.

Tiada jalan pintas ke belakang

Butang status tidak membenarkan anda kembali ke belakang. Untuk mengundurkan bill, gunakan kaedah di Bahagian D1.

UI dan API tidak sama ketatnya — ini disengajakan

Halaman bill membenarkan Received → Delivered terus (inilah cara tetapan Automatically Mark New Order As berfungsi). Sebaliknya, API dan Copilot hanya membenarkan satu langkah pada satu masa — iaitu Received hanya boleh ke Pending atau Done.

B

Apa yang dibuka dan dikunci

Senarai penuh tindakan pada setiap status

B1. Jadual ringkasan

Tindakan yang tersedia pada setiap status bill
Tindakan	Received	Pending ⁴	Done	Delivered
Butang status yang kelihatan	Pending · Done · Delivered ³	Done · Delivered ³	Delivered sahaja	Tiada
Tukar shelf item	Boleh	Boleh	Boleh	Hanya Returned
Assign staf (item & bill)	Boleh	Boleh	Tidak	Tidak
Tarikh Get By	Boleh	Boleh	Baca sahaja	Baca sahaja
Butang Edit	Boleh ¹	Boleh ¹	Boleh ¹	Perlu permission editdelivered
Hantar E-Invoice	—	—	Boleh ²	Boleh ²
Terima bayaran	Boleh	Boleh	Boleh	Boleh
Tambah item, nota & tag	Boleh	Boleh	Boleh	Perlu Edit dahulu
Gabung atau batalkan bill	Boleh	Boleh	Boleh	Boleh

¹ Tertakluk kepada permission menyunting bill (bayaran/baki). ² Jika E-Invoice diaktifkan, dan syarat “paid bill only” dipatuhi. ³ Jika Force Received → Done → Delivered Flow = Yes, butang Done dan Delivered disembunyikan pada status Received dan Pending. ⁴ Pending adalah pilihan — bukan langkah biasa dalam aliran pesanan.

Void dan Recalculate bukan dalam jadual ini

Kedua-dua status itu menutup semua tindakan di atas — lihat Bahagian E.

B2. Butang status pada setiap peringkat

Butang yang muncul pada halaman bill berubah mengikut status semasa. Bill di bawah diambil daripada satu pesanan yang sama, dijejaki dari Received sehingga Delivered — dan Pending ditunjukkan di hujung kerana ia status pilihan, bukan langkah biasa.

Received — sempadan kuning. Done dan Delivered tersedia; Pending juga ada jika perlu. — **Received** — sempadan kuning. Done dan Delivered tersedia; Pending juga ada jika perlu.

Done — sempadan hijau selepas kerja siap. Hanya butang Delivered tinggal. — **Done** — sempadan hijau selepas kerja siap. Hanya butang Delivered tinggal.

Delivered — tiada butang status langsung. Pesanan sudah ditutup. — **Delivered** — tiada butang status langsung. Pesanan sudah ditutup.

Pending — jalur merah. Status pilihan, digunakan hanya apabila pesanan tidak boleh diteruskan. Hanya Done dan Delivered tinggal. — **Pending** — jalur merah. *Status pilihan*, digunakan hanya apabila pesanan tidak boleh diteruskan. Hanya Done dan Delivered tinggal.

B3. Apa yang berlaku secara automatik

Beberapa perkara berlaku sendiri apabila bill bergerak dari Received/Pending ke Done atau Delivered:

Komisen staf dikira dan dikunci untuk setiap kerja yang telah disiapkan.
Stok barang ditolak dan kos jualan (Cost of Goods Sold) direkodkan dalam perakaunan.
Jika bill itu proforma (S.O.), ia ditukar menjadi Invois sebenar dengan catatan Akaun Belum Terima dan cukai.
Mesej kepada pelanggan dihantar mengikut status — Pending, Received, Done (bersedia untuk diambil atau dihantar), dan Delivered. Setiap satu ada templatnya sendiri yang boleh anda ubah dalam tetapan.

Bill Received naik sendiri ke Done — hanya jika semua item di Lokasi

Jika bill berada pada status Received dan semua itemnya berada di shelf Lokasi (tiada satu pun di Proses, Pending atau QC), butang Done akan ditekan sendiri dan bill bertukar kepada Done.

Jika mana-mana item masih di shelf Proses, ini tidak berlaku. Bill kekal di Received — kerana ada kerja yang belum habis — sehingga item terakhir keluar dari Proses dan berada di Lokasi. Kedua-dua keadaan ini memang disengajakan.

C

Memajukan bill

Aliran biasa hanya dua langkah — Pending ialah pilihan

C1. Received → Done — langkah biasa

Ini langkah yang paling kerap digunakan. Done bermaksud kerja sudah siap, tetapi barangan belum diserahkan kepada pelanggan.

Pesanan bergerak terus dari Received ke Done — Pending tidak diperlukan.
Jika Force Received → Done → Delivered Flow = Yes, butang Done hanya muncul apabila semua item sudah berada di shelf Lokasi — tiada satu pun yang masih di Proses, Pending atau QC.
Selepas Done, butang Delivered sahaja yang tinggal.
Inilah peringkat untuk memberitahu pelanggan bahawa pesanan sudah bersedia — sama ada untuk diambil sendiri atau untuk dihantar.

C2. Done → Delivered — pesanan selesai

Delivered bermaksud pelanggan sudah menerima barangan itu.

Semua item yang belum ditanda Delivered akan ditanda shelf Delivered, dan tarikh penghantaran direkodkan.
Jika masih ada baki hutang, sistem akan membawa anda ke halaman bayaran dahulu sebelum bill ditutup.
Bill Delivered yang masih ada baki hutang dipaparkan dengan jalur merah — peringatan bahawa wang belum masuk.
Bayaran masih boleh diterima selepas Delivered — penting untuk pelanggan akaun yang membayar kemudian.

C3. Pending — apabila pesanan tidak boleh diteruskan

Pending adalah pilihan. Ia bukan sebahagian daripada aliran biasa Received → Done → Delivered. Gunakan Pending hanya apabila pesanan benar-benar tersekat:

Menunggu pengesahan atau keputusan pelanggan — contohnya butiran item, harga, atau kebenaran untuk mencuci.
Ada masalah di luar S.O.P biasa yang menyekat kerja daripada dimulakan.

Apabila sesuatu bill ditanda Pending:

Item yang belum bermula ditanda shelf Pending — ia tidak akan muncul dalam senarai kerja di Stations.
Bill Pending muncul di Orders → Pendings, bersama mesej peringatan yang boleh anda ubah dan cetak.
Dari Pending, bill boleh terus ke Done — atau terus ke Delivered.

Jangan jadikan Pending satu kebiasaan

Jika pesanan boleh diteruskan seperti biasa, teruskan ke Done. Bill yang dibiarkan di Pending tidak muncul di Stations dan tidak akan naik sendiri ke Done.

C4. Orders → Stations (production)

Sebahagian besar kerja harian sebenarnya berlaku di halaman Orders → Stations, bukan di halaman bill. Di situ staf melihat kerja yang perlu dibuat dan menukar shelf item.

Kad kerja di Stations. Butang Done muncul dahulu; butang Delivered menyusul selepas status bill menjadi Done. — Kad kerja di Stations. Butang **Done** muncul dahulu; butang **Delivered** menyusul selepas status bill menjadi Done.

Daripada kad yang sama, staf juga boleh menghantar bill ke hadapan — jadi anda tidak perlu membuka setiap bill satu per satu pada waktu sibuk. Untuk cara paling pantas merekod proses semasa di stesen — butang Quick Shelf / Process dan scan tag QR — lihat Bahagian F.

D

Mengundur dan memulangkan

Dua keadaan khas yang tidak mengikut aliran biasa

D1. Mengundur bill Delivered kembali ke Received

Tiada butang status untuk ini — Delivered ialah penghujung perjalanan. Kaedahnya ialah Edit → checkout semula:

Buka bill dan tekan Edit (atau Request Edit jika anda tiada permission).
Ubah apa yang perlu pada skrin order — item, kuantiti, harga, tarikh.
Tekan Checkout semula.

Sistem menggunakan semula nombor bill yang sama dan menetapkan semula statusnya kepada Received — bill itu kembali muncul dalam kiraan Received dan dalam senarai kerja Stations.

Syarat	Keterangan
Permission	Untuk bill Delivered, butang Edit hanya muncul kepada pengguna yang mempunyai permission editdelivered. Tanpa permission, butang Request Edit muncul dan permohonan perlu diluluskan penyelia dahulu.
E-Invoice	Bill yang sudah dihantar E-Invoice tidak boleh disunting langsung, jadi ia tidak boleh diundurkan melalui kaedah ini.

Bill Delivered — butang Edit tersedia kepada pengguna yang mempunyai permission editdelivered. — Bill **Delivered** — butang **Edit** tersedia kepada pengguna yang mempunyai permission editdelivered.

Bill Delivered yang sama apabila permission tiada — hanya Request Edit yang muncul. — Bill **Delivered** yang sama apabila permission tiada — hanya **Request Edit** yang muncul.

Dua perkara yang perlu diambil perhatian

1. Shelf item tidak direset. Item yang sudah ditanda Delivered kekal sebagai Delivered, dan dropdown shelf-nya akan terkunci pada halaman bill (kerana bill itu bukan lagi Delivered). Item berkenaan perlu diselaraskan melalui butang proses (⋯) atau laluan pemulangan.

2. Bill boleh melompat balik ke Delivered. Jika tetapan Automatically Mark New Order As ialah salah satu pilihan “Delivered”, bill yang baru kembali menjadi Received akan ditutup semula sebagai Delivered dengan sendirinya. Untuk mengundur dalam keadaan ini, tukar tetapan itu dahulu.

Baris item pada bill Delivered: shelf membaca Delivered, dan kawalan shelf serta lajur Assign tidak lagi boleh diubah pada peringkat ini. — Baris item pada bill **Delivered**: shelf membaca Delivered, dan kawalan shelf serta lajur Assign tidak lagi boleh diubah pada peringkat ini.

D2. Pemulangan item hanya boleh dibuat pada bill Delivered

Pemulangan (return) bermakna barangan sudah berada di tangan pelanggan lalu dipulangkan semula — jadi ia hanya tersedia apabila status bill ialah Delivered. Pada status Received, Pending atau Done, tiada pilihan pemulangan langsung di halaman bill.

Terdapat dua laluan, dan setiap satu memerlukan permission yang berbeza:

Laluan	Di mana	Permission diperlukan
Tukar shelf item kepada Returned	Halaman bill → dropdown shelf item	oreturnfromdelivered
Kredit nota daripada senarai item	Orders → Delivered Items	delivereditems

Dropdown shelf pada bill Delivered — hanya Returned yang ditawarkan, kerana pemulangan perlu berlaku selepas barangan diserahkan. — Dropdown shelf pada bill **Delivered** — hanya **Returned** yang ditawarkan, kerana pemulangan perlu berlaku selepas barangan diserahkan.

Dialog pemulangan di halaman Delivered Items — pilih item, kuantiti, sebab, dan peratus nilai pemulangan. — Dialog pemulangan di halaman **Delivered Items** — pilih item, kuantiti, sebab, dan peratus nilai pemulangan.

Apabila pemulangan dibuat:

Item ditanda shelf Returned dan stok masuk semula melalui pergerakan “Returns”.
Nilai pemulangan dicatat sebagai kredit terhadap Akaun Belum Terima, dan cukai diselaraskan.
Mata (points) yang telah dibeli untuk item itu ditanda sebagai Returned.
Pemulangan sebahagian: item asal dikurangkan kuantitinya dan bakinya kekal Delivered.
Bill pemulangan menggunakan nombor bill yang berakhir dengan re — dan bill sebegini tidak boleh digabungkan dengan bill lain.

Selepas pemulangan

Butang Get Return akan muncul pada halaman bill, dan senarai “Returned Items” akan dicetak bersama bill tersebut — jadi pelanggan nampak apa yang telah dipulangkan.

E

Kes khas dan tetapan

Void, Recalculate, dan dua tetapan yang mengubah semua di atas

E1. Void — bill dibatalkan

Void bukan pilihan dalam senarai status. Ia berlaku secara automatik apabila:

Dua bill atau lebih digabungkan (Merge) — bill yang “kalah” menjadi Void; atau
Pesanan dipadamkan daripada skrin order.

Jumlah bill ditetapkan kepada 0 dan ia dikeluarkan daripada semua laporan serta papan pemuka.
Bill yang sudah dihantar E-Invoice, atau yang nombornya berakhir dengan re, tidak boleh digabungkan.

Bill Void — semua butang status hilang, tetapi bill itu kekal sebagai rekod dan masih boleh dibuka untuk semakan. — Bill **Void** — semua butang status hilang, tetapi bill itu kekal sebagai rekod dan masih boleh dibuka untuk semakan.

E2. Recalculate — status sementara

Recalculate ialah status yang sistem tetapkan sendiri sementara sesuatu bill sedang disunting, atau apabila D.O. dikeluarkan daripada sesuatu invois.

Semua butang status dinyahaktifkan sementara bill berada dalam keadaan ini.
Bill keluar daripada kiraan Received, Done dan Delivered, dan muncul dalam notis “bill(s) should be recalculated” di halaman All Orders.
Bill bertukar kembali kepada Received sebaik sahaja checkout diselesaikan.

E3. Tetapan yang mengubah aliran

Dua tetapan dalam Settings → General → Orders And Bills mengubah hampir semua yang diterangkan dalam panduan ini:

Tetapan	Pilihan	Kesannya
Automatically Mark New Order As …	Received (Invoice) · Received (Proforma Invoice) · Delivered kecuali D.O. · Delivered termasuk D.O. · Delivered hanya jika dibayar	Menentukan status bill baru dan sama ada bill terus ditutup selepas checkout.
Force Received → Done → Delivered Flow	Yes · No	Jika Yes, kemajuan mesti satu langkah pada satu masa — butang Done dan Delivered disembunyikan sehingga tiba gilirannya.

Lokasi kedua-dua tetapan. Nilai dalam gambar ini hanyalah contoh — nilai sebenar bergantung kepada tetapan setiap kedai. — Lokasi kedua-dua tetapan. Nilai dalam gambar ini hanyalah **contoh** — nilai sebenar bergantung kepada tetapan setiap kedai.

Sebelum melaporkan sesuatu sebagai masalah

Kedua-dua tetapan ini menerangkan mengapa dua kedai boleh nampak butang yang berbeza pada bill yang sama. Semak tetapan ini dahulu.

F

Rekod pantas: proses & shelf

Cara terpantas menanda kerja di lantai kedai — tanpa membuka setiap bill

F1. Di Stations: tetapkan sekali, tekan untuk setiap item

Halaman Orders → Stations ialah tempat terpantas untuk merekod proses semasa, lebih-lebih lagi apabila satu bil mempunyai banyak item.

Tetapkan sekali sahaja: buka butang ⚙ Station Settings dan pilih Quick Shelf / Process — contohnya stesen Gosok memilih “Gosok”. Pilihan ini disimpan dalam pelayar itu dan kekal walaupun halaman dimuat semula.
Tekan butang pantas pada setiap baris item. Satu tekan merekod item itu ke shelf/proses yang dipilih. Butang itu bertukar warna apabila item berkenaan sudah berada di shelf itu — jadi anda nampak sekilas mana yang belum.
Atau guna dropdown shelf pada baris item untuk memilih shelf/process lain, termasuk Pending, QC atau Delivered.

Setiap perubahan shelf akan:

Merekod shelf item itu, dan mengassign item tersebut kepada pengguna yang menekannya.
Merekod komisen proses untuk staf itu, jika shelf berkenaan disediakan sebagai proses untuk item tersebut.
Menghantar status item kepada pelanggan melalui WhatsApp (jika diaktifkan).
Memeriksa semula sama ada bill itu sudah boleh bertukar sendiri kepada Done.

Tip untuk lantai kedai

Tapisan (period, status, kategori, proses, item dan tarikh pesanan) serta susun atur disimpan dalam pelayar, jadi setiap stesen boleh dibiarkan pada satu paparan tetap. Butang maximise menyembunyikan menu untuk skrin sentuh, dan Display Queue boleh membuka senarai menunggu pada skrin kedua. Halaman ini menyegarkan sendiri setiap ~10 saat dan berbunyi apabila ada kerja baharu.

Item yang sudah Delivered tidak boleh diubah shelf-nya di halaman ini.

F2. Scan QR: rekod dengan satu imbasan

Jika kedai anda mencetak tag QR untuk setiap item, kerja merekod boleh dibuat dengan scanner gun USB atau kamera telefon — buka Dashboard → tile Scan QR (/admin/qr/singlescan.php).

Pilih shelf/proses pada dropdown di bahagian bawah skrin. Pilihan ini kekal untuk imbasan seterusnya.
Pastikan mod ialah Mark Item.
Scan tag item. Setiap imbasan merekod shelf item itu dan memberi maklum balas bunyi.
Terus scan item seterusnya — kotak Manual Key-In akan fokus semula sendiri, jadi tiada klik diperlukan antara satu imbasan dengan yang berikutnya.

Mod lain yang tersedia:

Mod	Apa yang berlaku
Mark Item	Item yang di-scan ditanda ke shelf/proses yang dipilih.
Mark As Delivered	Item itu ditanda Delivered — atau seluruh bil jika anda scan QR pada bill.
Go To Bill	Membuka bill bagi kod yang di-scan dalam tab baharu.
See Profile	Membuka profil pelanggan, termasuk butang untuk membuka pesanan baharu.

Dari mana kod QR itu datang

Tag item dicetak dari halaman bill melalui lajur Print → Tag; kodnya bermula dengan job. QR pada bill/resit membawa kod yang bermula dengan bill, yang membolehkan seluruh bil ditanda Delivered dengan satu imbasan. Kod juga boleh ditaip terus ke dalam kotak Manual Key-In jika tiada scanner.

Jangan scan kod yang sama dua kali

Sistem memberi amaran jika kod yang sama di-scan berturut-turut — mod dan shelf yang tersimpan tidak berubah, jadi pastikan anda menukar shelf/mode apabila bertukar kerja.

F3. Yang mana perlu digunakan

Situasi	Guna
Banyak item di satu stesen, satu proses sama	Butang pantas di halaman Stations
Barang bergerak dari stesen ke stesen, atau dari mesin ke mesin	Scan tag QR item di halaman Scan QR
Menandakan satu bil selesai dihantar	Scan QR pada bill (mod Mark As Delivered), atau butang Delivered pada halaman bill
Mencari bil atau profil pelanggan dengan pantas	Scan QR dalam mod Go To Bill atau See Profile

Kedua-duanya merekod perkara yang sama

Pilih mengikut cara kerja: konsol tetap pada dinding (Stations), atau scanner mudah alih di tangan (Scan QR). Kedua-duanya menulis shelf item yang sama, jadi kerja itu tidak perlu direkod dua kali.