Panduan Stok & Harga - Online Business Management System

Harga: di mana item tinggal, dan bentuk harga yang ada

Satu soalan menentukan modul; sembilan bentuk harga menentukan angka.

A1. Dua tempat berbeza: Senarai Harga dan Produk Inventori

Ini punca kesilapan pertama, dan ia berpunca daripada satu soalan: adakah pelanggan membayar untuk benda ini?

Perkara	Senarai Harga	Produk Inventori
Apa yang disimpan	Perkara yang dibilkan kepada pelanggan	Stok fizikal, bahan mentah, barang
Di mana	Settings → Price List	Inventory → Goods
Boleh dibilkan?	Ya — muncul dalam pemilih item pesanan	Tidak — ia dikira melalui gerakan stok
Ada kuantiti stok?	Tidak	Ya — SKU, kos, unit, lokasi

Karpet yang dicuci → Senarai Harga. Ia benda fizikal, tetapi pelanggan membayar perkhidmatan mencucinya.

Syampu yang digunakan untuk mencucinya → Produk Inventori. Ia tidak pernah dibilkan terus.

Jika pelanggan membayar untuknya, ia di Senarai Harga — walaupun ia objek fizikal.

Jika ia disimpan dalam stor dan berkurangan bila kerja dibuat, ia Produk Inventori.

Jangan silang

Jangan hantar staf ke Inventory untuk menambah perkhidmatan yang boleh dibilkan, dan jangan ke Price List untuk membetulkan stok. Dua-dua tempat ini tidak saling menggantikan.

Kembali ke kandungan

A2. Sembilan bentuk harga pada satu skrin

Semua bentuk ini boleh hidup pada item yang sama.

Bentuk	Untuk apa
Harga asas	Harga tetap satu unit
Add-on	Harga ikut ukuran — kaki persegi, kg, meter
Julat harga	Harga berperingkat mengikut kuantiti
Opsyen / variasi	Pilihan S / M / L, warna, saiz
Pakej / sub-item	Satu item mengandungi beberapa sub-item
Harga kontrak	Harga khas untuk pelanggan kontrak
Mata & baucar	Item yang boleh dibeli dengan mata atau baucar
Cukai item	Kadar cukai jualan per item
Diskaun & komisen item	Diskaun atau komisen khusus item

Harga ikut ukuran: resipi sebenar

Tiada medan "ukuran" pada item. Ia dimodelkan sebagai harga asas 0 + add-on yang membawa kadar:

1. Edit item → tetapkan harga 0.

2. Add-Ons → cipta satu add-on dinamakan mengikut unit ("Kaki Persegi" / "Square Feet") → masukkan kadar → Confirm.

3. Semasa pesanan, ukuran menjadi kuantiti add-on itu — 30 kaki persegi = kuantiti add-on 30.

Harga RM0.00 bukan kerosakan

Jika item menunjukkan RM0.00 pada pesanan, biasanya add-on belum dipilih atau belum dicipta — bukan harga hilang.

Julat harga

Julat menyimpan dari / hingga / harga, dan harga itu boleh dikira per unit atau sebagai jumlah untuk julat tersebut. Jadi "1–5 keping RM8, 6 ke atas RM6" ialah dua baris julat, bukan dua item berasingan.

Kembali ke kandungan

A3. Kuantiti, saiz dan harga seunit

Setiap baris pesanan menyimpan saiz/kuantiti dan jumlah harga.

Harga seunit = harga ÷ saiz. Ia tidak disimpan sebagai medan berasingan — ia dikira.

Sebab itu invois mengelompokkan item mengikut harga seunit yang dibundarkan: dua baris dengan kadar sama muncul sebagai satu baris dengan jumlah kuantiti.

Jika satu baris menunjukkan harga seunit yang pelik, semak saiznya. Saiz 0 atau saiz salah menjadikan kadar tidak masuk akal walaupun jumlahnya betul.

Kembali ke kandungan

Stok: gerakan, pesanan beli, kiraan dan guna sendiri

Stok bukan nombor. Ia jumlah semua gerakan, dan setiap gerakan ada jenis.

B1. Tiada "nombor stok" yang tersimpan

Ini perkara paling penting tentang inventori Works25: baki stok tidak disimpan sebagai satu nombor. Ia dikira setiap kali daripada senarai gerakan stok.

Formula

Stok = jumlah masuk − jumlah keluar, mengikut lokasi. Masuk ialah gerakan tanpa lokasi asal, keluar ialah gerakan tanpa lokasi destinasi.

Setiap perubahan stok mesti ada gerakan. Tiada gerakan bermakna tiada perubahan, walau apa pun yang ditaip pada skrin.

Jika angka "dibetulkan" tanpa gerakan, ia akan kembali kepada kiraan gerakan bila halaman dimuat semula.

Menyemak stok bermakna menyemak sejarah gerakan, bukan satu medan.

Kembali ke kandungan

B2. Setiap gerakan ada jenis, dan jenis itulah maksudnya

Jenis gerakan	Maksud	Bila ditulis
`Orderlist`	Tempahan belum disahkan	Bila pesanan disimpan
`Sales`	Jualan sebenar	Bila bil menjadi `Done`/`Delivered`
`Ordered`	Sudah dipesan daripada pembekal	Bila PO disimpan
`ToOrder`	Cadangan untuk dipesan	Bila ditandakan perlu dipesan
`Stock Arrival`	Barang diterima	Bila penerimaan direkod
`Returns`	Barang dipulangkan	Bila pemulangan direkod
`Internal Use`	Digunakan sendiri, bukan jualan	Bila guna sendiri direkod
`Dispose`	Dilupuskan	Bila pelupusan direkod

Perbezaan paling penting: gerakan yang belum commit ialah "belum berlaku". Ia muncul sebagai ordered atau to order dalam senarai inventori, tetapi tidak mengubah stok tersedia.

PO bukan gerakan stok

PO ialah rekod dalam Payables berjenis PurchaseOrder; barangnya direkod sebagai baris Ordered. Jangan cari PO dalam senarai gerakan stok.

Kembali ke kandungan

B3. Menambah stok melalui Purchase Order

PO ialah cara anda menjanjikan stok, bukan menambahnya.

Langkah	Apa yang berlaku
1. Daftar pembekal	Pembekal ialah profil, bukan teks bebas
2. Cipta PO	Pilih pembekal, tambah SKU, kuantiti dan kos seunit
3. Simpan PO	Rekod `PurchaseOrder` ditulis; baris `Ordered` direkod, belum commit
4. Cetak PO	Dokumen untuk dihantar kepada pembekal
5. Terima barang	`Stock Arrival` — stok masuk, batch dikemas kini
6. Kos direkod	Transaksi kos ditulis; caj tambahan boleh dipos ke Payables

PO tidak menambah stok. Ia hanya menjanjikan stok. Stok bertambah pada langkah Stock Arrival. Inilah sebabnya senarai inventori memaparkan lajur Ordered dan S.O. berasingan daripada stok tersedia.

Kembali ke kandungan

B4. Menerima barang (Stock Arrival)

Semasa penerimaan, tiga perkara ditulis serentak:

1. Gerakan stok

Stock Arrival masuk ke lokasi yang dipilih, pada tarikh yang anda tetapkan — boleh undur ke tarikh sebenar barang sampai.

2. Batch & tarikh luput

Jika barang dijejaki mengikut batch, kuantiti ditambah kepada batch itu, atau batch baru dicipta.

3. Transaksi kos — nilai barang (kos seunit × kuantiti) dipos ke akaun kos, supaya stok dan perakaunan tidak bercanggah.

Kos penerimaan mengalahkan kos PO

Jika kos seunit berbeza daripada PO, kos yang dimasukkan semasa penerimaan itulah yang digunakan untuk pengiraan kemudian. PO ialah jangkaan; penerimaan ialah fakta.

Kembali ke kandungan

B5. Stock check (kiraan stok)

Kiraan stok tidak mengubah stok secara terus. Ia membandingkan kiraan fizikal dengan baki sistem, kemudian menulis pembetulan.

Langkah	Apa yang berlaku
1. Mula kiraan	Stok sistem diambil sebagai rujukan, bukan diubah
2. Masukkan kiraan fizikal	Sistem mengira perbezaan bagi setiap SKU dan setiap jenis barang
3. Sahkan	Pembetulan ditulis sebagai gerakan, dengan pengguna dan tarikh; kiraan menyimpan perbezaan kuantiti dan perbezaan kos untuk rujukan

Jangan betulkan stok dengan mengedit baki. Gunakan kiraan, supaya ada jejak siapa mengubah dan bila.

Perbezaan berulang pada SKU yang sama selalunya bermakna gerakan hilang, bukan kiraan salah — semak sama ada barang keluar tanpa Sales, contohnya digunakan tanpa direkod sebagai Internal Use.

Lakukan kiraan mengikut lokasi. Stok di rak berbeza ialah stok yang berbeza.

Kembali ke kandungan

B6. Internal use: barang yang digunakan sendiri

Barang yang digunakan untuk operasi — bukan dijual kepada pelanggan — mesti keluar melalui Internal Use, bukan melalui jualan.

Perkara	Butiran
Di mana	Halaman lokasi inventori, melalui butang guna sendiri
Siapa boleh	Hanya peranan yang diberi kebenaran guna sendiri
Asas	Batch barang, bukan hanya SKU — kuantiti diambil daripada satu batch dan bakinya dikurangkan
Kos	Kos seunit diambil daripada kad kos barang
Perakaunan	Transaksi kos ditulis untuk nilai barang yang digunakan
Kesan pada jualan	Tiada — ia bukan jualan, jadi tiada hasil dan tiada cukai jualan

Kenapa ia mesti berasingan

Jika staf menggunakan stok untuk kerja dalaman dan merekodnya sebagai jualan, anda akan nampak jualan palsu, komisen palsu dan cukai yang tidak sepatutnya. Jika tidak direkod langsung, stok hilang tanpa sebab. Guna sendiri ialah jalan yang betul untuk kedua-dua masalah itu.

Kembali ke kandungan

Kos, ketersediaan dan masalah

Bila kos terikat, siapa nampak item, dan lapan aduan yang selalu datang.

C1. Kos dan COGS: bila kos "terikat"

Setiap barang ada kos seunit dan sejarah kos mengikut cawangan.

Bila bil menjadi Done/Delivered, kos seunit disalin pada gerakan stok dan satu transaksi Goods Sold ditulis.

Maksudnya: menukar kos barang hari ini tidak mengubah jualan semalam. Laporan untung kasar kekal berdasarkan kos pada masa jualan itu berlaku.

Jika kos dibetulkan, ia terpakai untuk jualan akan datang. Untuk membetulkan yang sudah berlaku, gunakan pelarasan akaun, bukan sunting kos.

Untuk barang yang ada resipi (sesuatu barang dihasilkan daripada barang lain), kuantiti yang digunakan ialah kuantiti resipi × saiz item, dan kosnya diambil daripada kos barang komponen.

Selain resipi barang, item harga boleh dikaitkan terus kepada SKU melalui pautan barang: setiap pautan menyimpan kuantiti setiap unit dan penanda kiraan paksa. Inilah cara "satu cucian menggunakan 50 ml syampu" dimodelkan untuk item yang bukan barang tersendiri.

Kembali ke kandungan

C2. Ketersediaan dan visibiliti

Perkara	Maksud
Tanda tersedia	Sama ada item boleh dipilih pada pesanan
Tahap pengguna maksimum	Sama ada item kelihatan pada halaman pelanggan. Kosong atau `9` = kelihatan; nilai lain = tersembunyi
Stok minimum	Tahap minimum stok untuk barang inventori
Penanda Low Stock	Dikira: stok tersedia campur yang sudah dipesan, berbanding stok minimum
Arkib	Barang disimpan tetapi tidak digunakan lagi

"Item hilang dari halaman pelanggan." Semak tahap pengguna maksimum dan tanda tersedia sebelum menganggap ia rosak.

"Low stock menyala walaupun saya sudah pesan." Betul — penanda itu mengira barang yang sudah dipesan juga, jadi ia menyala hanya jika selepas pesanan stok masih di bawah minimum.

Stok boleh menjadi negatif. Itu bukan kerosakan: ia tanda barang keluar sebelum penerimaan direkod. Selesaikannya dengan Stock Arrival, bukan dengan mengedit nombor.

Kembali ke kandungan

C3. Masalah biasa

Gejala	Sebab biasa	Tindakan
Item tidak muncul dalam pemilih pesanan	Tanda tersedia dimatikan, atau tahap pengguna menyembunyikannya	Betulkan pada item
Harga keluar RM0.00	Harga asas 0 dan add-on belum dipilih	Semak A2
Harga seunit pelik	Saiz salah pada baris pesanan	Betulkan saiz, bukan harga
Stok tidak turun selepas jualan	Bil belum `Done`/`Delivered`	Naikkan status bil
Stok tidak naik selepas PO	PO tidak menambah stok	Rekod `Stock Arrival`
Stok negatif	Keluar sebelum diterima	Rekod penerimaan; semak gerakan hilang
Kiraan tidak sepadan dengan fizikal	Ada gerakan tidak direkod	Semak sejarah gerakan SKU itu
Untung kasar berubah tanpa jualan berubah	Kos barang disunting	Kos lama kekal pada jualan lama; lihat C1

Kembali ke kandungan