A1. Tujuh nama, satu rekod
Pelanggan menyebut "sebut harga", "invois", "resit", "proforma" seolah-olah semuanya dokumen berlainan. Dalam Works25, kebanyakannya bukan dokumen berlainan — ia satu rekod bil yang dicetak dengan nama berbeza mengikut keadaan.
Model dalam satu ayat
Hanya ada satu rekod bil. Nama yang tercetak di atasnya ditentukan oleh tiga perkara — jenis bil (S.O. / D.O. / Invois), status (Received → Pending → Done → Delivered), dan tetapan automateddelivered.
Kembali ke kandungan
A2. Nombor dokumen: satu siri sahaja
Nombor bil dan nombor invois ialah nombor yang sama — awalan cawangan ditambah id rekod.
Tiada siri nombor berasingan untuk invois biasa. Pengecualian: invois gabungan (A7) menyimpan id dalaman bermula dengan INV, tetapi nombor yang dicetak tetap mengikut siri biasa.
Jadi "invois tiada" hampir selalu bermakna bil itu belum sampai Delivered/Done, bukan sistem gagal menjana dokumen.
Nota Kredit ada sirinya sendiri, dengan format yang sama.
Kembali ke kandungan
A3. Bila tajuk bertukar menjadi "Proforma"
"Proforma" ialah awalan pada masa cetak, bukan status tersimpan. Tiada bendera, tiada jadual, tiada nombor proforma. Semuanya diputuskan ketika dokumen dicetak.
Kesan penting
Satu bil yang sama boleh tercetak sebagai Proforma hari ini dan Invois esok, dengan nombor yang sama, tanpa rekod baru.
Kembali ke kandungan
A4. Dua mod berbeza yang kedua-duanya menulis "Proforma"
Satu tetapan mengubah maksud perkataan itu: Settings → automateddelivered.
Tiga pilihan "Delivered…" berkenaan bila status bil naik, bukan bila wang dicatat. Hanya mod None yang mengubah perakaunan.
Kenapa ini mengelirukan
Dalam mod biasa, bil Received sudah tercetak "Proforma Invoice" tetapi sudah masuk angka jualan, kerana baris Receivable ditulis serta-merta. Proforma di sini hanyalah label pada bil yang sudah menjadi jualan. Dalam mod None, ia bermaksud sebenar: belum ada jualan, belum ada hutang pelanggan — dan baris Bill Due dalam laporan pun disembunyikan.
Kembali ke kandungan
A5. Apa yang berlaku semasa Proforma menjadi Invois
Bila bil S.O. dalam mod None ditukar ke Done/Delivered:
1. Jumlah dikira semula daripada item bil, selepas diskaun, dengan pembundaran mengikut tetapan roundingdiv.
2. Baris Receivable lama dipadam dan satu baris caj baru ditulis, ditambah baris cukai berasingan jika ada cukai jualan.
3. Jenis bil dikosongkan, jadi ia tidak lagi dianggap proforma.
4. Tarikh bil ditulis semula kepada tarikh siap/hantar. Tarikh asal pesanan disimpan sebagai tarikh ambilan.
Dua akibat untuk pemilik
Jualan masuk pada tarikh penghantaran, bukan tarikh pesanan — proforma September yang dihantar Oktober akan muncul dalam Total Sales Oktober. Dan jumlah invois boleh berbeza beberapa sen daripada proforma, kerana pembundaran dikira semula pada saat naik taraf.
Kembali ke kandungan
A6. Sebut harga: satu-satunya yang benar-benar berasingan
Rekod sebut harga berdiri sendiri dan tidak menyentuh stok, hutang atau akaun.
Bila pelanggan setuju, sebut harga dibawa masuk ke skrin pesanan; rekod sebut harga kekal menyimpan pautan kepada bil yang terhasil, sebagai jejak.
Sebut harga tidak boleh "dijadikan invois" secara terus — ia menjadi bil, kemudian bil itu melalui laluan biasa (Proforma → Invois).
Kembali ke kandungan
A7. Menggabungkan D.O. dan pesanan menjadi satu invois (Invoicing)
Keadaan biasa: pelanggan menerima barang dalam beberapa penghantaran — hantar setiap hari, invois sekali sebulan. Atau beberapa pesanan berasingan untuk projek yang sama, tetapi mereka mahu satu invois sahaja. Untuk itu ada fungsi Invoicing pada halaman Bills.
Pada peringkat laporan: jualan dicatat sekali sahaja — pada invois gabungan, bukan pada setiap D.O.
1. Buka halaman Bills.
2. Guna tapisan "uninvoiced D.O." untuk melihat D.O. yang belum masuk mana-mana invois.
3. Tanda bil yang hendak digabungkan, kemudian pilih Convert.
4. Sistem bertanya: "Converting N bills to delivery orders under 1 invoice. This cannot be reversed." Selepas selesai, anda boleh terus dibawa ke invois baru itu.
Pelanggan dikunci oleh tapisan
Sebbaik anda masuk ke mod Invoicing, sistem mengetatkan senarai: jenis bil dikunci kepada D.O. yang belum diinvois, dan anda mesti menapis kepada seorang pelanggan dahulu. Semasa belum ada pelanggan dipilih, sistem menyerlahkan tapisan pelanggan dengan arahan "Please select a profile", dan butang Convert tidak muncul. Jadi satu invois tidak boleh tercampur antara pelanggan melalui fungsi ini.
Combine Bills tidak mengunci pelanggan
Fungsi Combine Bills (A7.6) boleh dijalankan tanpa memilih pelanggan. Ia menyemak tarikh, status, diskaun, akaun dan cawangan — tetapi bukan pemilik bil. Untuk penggabungan bil, pastikan sendiri senarai itu milik seorang pelanggan.
Menambah bil ke invois sedia ada: pilih bil tambahan, kemudian "edit invoice". Bil baru mesti mengikut diskaun invois asal, bukan diskaunnya sendiri; jumlah dikira semula daripada semua D.O. di bawahnya.
Yang perlu dijaga
Tindakan ini tidak boleh dibatalkan — sistem sendiri memberitahu begitu. D.O. yang sudah diinvoiskan hilang daripada senarai bil biasa. Jika rekod invois dipadam, D.O. di bawahnya kembali dengan status Recalculate dan perlu dikira semula. Bayaran yang diterima sebelum penggabungan turut berpindah, jadi baki invois = jumlah gabungan − bayaran sedia ada.
Kembali ke kandungan