Panduan Pelanggan, Kredit & Hutang - Online Business Management System

A

Pelanggan: satu rekod, banyak bil

Profil mengikat hutang, mata dan sejarah. Bil tanpa profil mengikat hanya dirinya sendiri.

A1. Satu profil, banyak bil

Semua bil, bayaran, mata dan hutang bergantung pada satu rekod pelanggan (profil), bukan pada apa yang tercetak pada dokumen.

Perkara	Maksud
ID pelanggan	Nombor dalaman yang mengikat bil, bayaran dan mata
Nama, telefon, alamat, emel	Maklumat untuk dokumen dan notifikasi
Akaun jualan	Akaun hasil lalai untuk pelanggan ini
Mata & baucar	Ganjaran yang dikumpul dan digunakan
Had kredit	Siling hutang yang dibenarkan
Status sekatan	Sama ada pelanggan boleh membuat pesanan baru
Pengenal (introducer)	Ejen atau rujukan yang menerima komisen

Nama pada dokumen bukan identiti. Yang mengikat hutang, mata dan sejarah ialah profil yang dipilih; nama pada dokumen hanya salinan daripada profil itu.

Menukar profil pada satu bil bermakna memindahkan sejarah. Sebelum menukar, pastikan bil itu memang milik pelanggan tersebut.

Kembali ke kandungan

A2. Bil tanpa profil: bil itu sendiri yang menjadi identiti

Works25 tidak mewajibkan profil untuk apa-apa jenis bayaran. Bil boleh dibuka tanpa profil walaupun pelanggan membayar separuh, memberi deposit, membayar kemudian, atau menggunakan bank, kad, e-wallet dan gerbang bayaran.

Dalam kes ini, yang menjadi identiti pelanggan ialah bil itu sendiri — bukan nama, bukan profil, tetapi dokumennya.

Profil biasanya memberi	Bila tiada profil, apa yang menggantikan
Nama & telefon	Nombor bil
Penyata & umur hutang	Bil bercetak atau salinan digital
Had kredit	Baki pada bil itu
Mata & baucar	Tiada — mata tidak boleh diberi tanpa profil

Peraturan di kaunter

1. Serahkan bil kepada pelanggan — cetak, atau hantar salinan digital. Itu satu-satunya rujukan mereka.

2. Sebut dan catat nombor bil semasa berurusan, terutamanya untuk bayaran separuh.

3. Bila pelanggan kembali untuk mengambil barang selesai atau membayar baki, minta bil itu, dan buka bil melalui nombor bil.

4. Jangan buka bil baru untuk baki bayaran — bayaran mesti masuk ke bil yang sama, jika tidak baki asal akan kekal tertunggak.

5. Jika pelanggan hilang bil, cari melalui senarai bil menggunakan tarikh dan jumlah, dan sahkan butiran pesanan sebelum menerima bayaran.

Apa yang tidak boleh dibuat untuk bil tanpa profil

Tiada penyata — penyata dijana mengikut profil.

Tiada had kredit — tiada siling, tiada sekatan automatik.

Tiada mata atau baucar.

Tiada notifikasi WhatsApp kepada pelanggan.

Dalam laporan umur hutang, hutangnya muncul sebagai baris tanpa nama: jumlahnya betul, tetapi tiada siapa boleh ditagih secara sistematik.

Bila profil patut digalakkan

Keadaan	Sebab
Pelanggan minta mata atau baucar	Mata memerlukan akaun
Pelanggan mahu penyata atau penyelesaian hutang berterusan	Hutang mesti terikat kepada seseorang
Pelanggan mempunyai harga kontrak	Harga kontrak ditetapkan pada profil
Pelanggan akan mempunyai banyak bil serentak	Banyak bil tanpa nama bermakna banyak nombor bil untuk dikesan
Pelanggan mahu dihubungi melalui WhatsApp atau emel	Notifikasi memerlukan profil

Peraturan ringkas untuk staf

Bil tanpa profil sah — tetapi pelanggan mesti membawa bil itu. Jika pelanggan tidak mahu bergantung pada sekeping kertas, cipta profil.

Kembali ke kandungan

A3. Alamat tambahan pada satu profil

Satu pelanggan boleh ada satu alamat utama pada profil, dan banyak alamat tambahan di bawahnya — untuk pelanggan yang mempunyai beberapa lokasi, di mana bil dihantar ke satu tempat dan barang ke tempat lain.

Medan	Maksud
Shortname (label)	Nama ringkas lokasi — "Gudang PJ", "Outlet 2". Inilah kunci yang digunakan untuk mencari alamat itu
Contact person	Orang yang boleh dihubungi di lokasi itu
Telefon	Nombor lokasi, bukan nombor pemilik
Alamat & poskod	Alamat penghantaran untuk lokasi itu
Emel	Jika lokasi itu mempunyai emel sendiri

Apa yang berlaku semasa pesanan

Nama pada bil menjadi shortname lokasi ("Gudang PJ"), bukan nama pelanggan.

Telefon diambil daripada kenalan alamat itu — dengan keutamaan: nama pengguna WhatsApp, kemudian telefon, kemudian ID WhatsApp.

Alamat dan poskod diambil daripada alamat itu, bukan alamat utama.

Apa yang tercetak pada dokumen

Dokumen akan menunjukkan blok DELIVERY TO yang berasingan apabila nama atau alamat penghantaran berbeza daripada butiran berdaftar pelanggan. Jadi invois boleh menunjukkan nama pelanggan di atas, dan blok DELIVERY TO dengan shortname, alamat, poskod dan telefon lokasi di bawahnya.

Ini betul dan disengajakan — tetapi ia juga bermakna dokumen akan "bertukar nama" apabila staf memilih alamat tambahan. Jika pelanggan bertanya kenapa nama pada invois berubah, jawapannya ialah alamat tambahan digunakan untuk penghantaran itu.

Tiga perkara yang perlu dijaga

Label mesti unik bagi setiap profil. Sistem mencari alamat mengikut shortname; dua alamat dengan label sama menjadikan carian tidak menentu.

Jangan buat alamat tambahan untuk penghantaran sekali sahaja. Untuk satu kali hantar, taip alamat itu pada bil.

Selepas menyimpan senarai alamat, semak senarai itu. Penyuntingan alamat menulis semula keseluruhan senarai profil: alamat yang dihantar kosong akan hilang, dan tiada amaran.

Keadaan	Guna alamat tambahan?
Pelanggan ada gudang dan pejabat, hantar kerap ke kedua-duanya	Ya
Bil kepada ibu pejabat, barang ke cawangan	Ya
Penghantaran sekali ke tapak projek	Tidak — taip pada bil
Pelanggan hanya satu lokasi	Tidak perlu

Kembali ke kandungan

A4. Pelanggan boleh muncul sebagai beberapa "jenis"

Jenis	Ciri
Walk-in	Tiada profil, tiada hutang berdaftar, bayar serta-merta
Berdaftar	Ada profil; boleh ada mata, baucar dan had kredit
Kontrak / korporat	Ada harga kontrak dan terma sendiri
Ejen / pengenal	Menerima komisen daripada jualan yang diperkenalkan

Jenis ini bukan tetapan berasingan — ia gabungan medan pada profil yang sama. Jadi persoalan "adakah pelanggan ini layak diberi kredit?" dijawab dengan had kredit + status sekatan, bukan dengan label.

Kembali ke kandungan

B

Baki hutang: satu formula

Hutang bukan medan. Ia jumlah caj tolak jumlah bayaran, dikira daripada jurnal.

B1. Hutang pelanggan ialah satu kiraan, bukan satu medan

Formula

Hutang = jumlah caj (masuk akaun Receivable) − jumlah bayaran (keluar akaun Receivable)

Yang mengurangkan hutang: bayaran tunai, bank, kad atau e-wallet; bayaran menggunakan nota kredit; pemulangan yang mengurangkan caj.

Yang tidak mengurangkan hutang walaupun kelihatan seperti wang: diskaun, mata ganjaran dan baucar — ia mengurangkan caj, bukan menambah bayaran.

Sebab itu "hutang" dan "wang yang dikutip" ialah dua angka berbeza, dan tiada satu pun salah.

Kembali ke kandungan

B2. Dua angka yang kelihatan sama tetapi berbeza

Angka	Dari mana	Bila ia berubah
Baki satu bil	Rekod bil itu (caj − bayaran bil itu)	Sebaik bayaran direkod
Hutang pelanggan	Jumlah semua bil pelanggan itu	Bila mana-mana bil pelanggan itu berubah
Laporan Outstanding	Senarai setiap bil dan setiap nota kredit yang masih terbuka	Termasuk baki kredit yang belum digunakan

Laporan Outstanding ialah per bil, bukan per pelanggan. Satu pelanggan dengan lima bil tertunggak muncul sebagai lima baris. Untuk jumlah per pelanggan, gunakan laporan umur hutang.

Laporan itu juga menolak baki kredit yang belum digunakan. Jika pelanggan ada nota kredit RM200 yang belum dipakai, jumlah bersihnya lebih rendah daripada jumlah bil tertunggak — dan itu betul.

Kembali ke kandungan

B3. Baki negatif

Baki pelanggan boleh menjadi negatif, dan ia bukan kerosakan. Dua punca biasa:

Deposit pada proforma — wang sudah diterima, jualan belum dicatat.

Kredit belum digunakan — bayaran lebih atau nota kredit yang belum dipakai pada bil lain.

Cara membezakannya: buka penyata pelanggan dan lihat baris yang membawa baki negatif itu. Deposit muncul sebagai bayaran pada bil yang masih proforma; kredit muncul sebagai baris kredit.

Kembali ke kandungan

C

Had kredit dan sekatan

Dua medan pada profil, satu semakan di kaunter.

C1. Dua medan yang mengawal kredit

Medan	Maksud
Credit Limit (RM)	Siling hutang yang dibenarkan untuk pelanggan ini
Blocked	Apa yang berlaku apabila had dilanggar

Nilai Blocked	Maksud
No	Tiada sekatan
New Order	Pelanggan tidak boleh membuat pesanan baru, tanpa mengira had
On Credit Limit	Pesanan baru disekat hanya jika hutang melebihi had kredit

Kembali ke kandungan

C2. Bila semakan berlaku, dan apa yang ia tidak buat

Semakan dibuat semasa pesanan baru dimasukkan, bukan semasa bil disimpan oleh proses lain.

Ia membandingkan hutang semasa pelanggan dengan had kredit.

Ia dilangkau semasa mengedit bil yang sudah ada — staf masih boleh membetulkan bil lama walaupun pelanggan sudah melebihi had.

Ia sekatan pada skrin pesanan, bukan peraturan pangkalan data. Laluan API/MCP tiada semakan had kredit langsung.

Maksud praktikalnya

Had kredit ialah amaran dan penghalang di kaunter, bukan kunci sistem. Jika anda bergantung padanya untuk kawalan kredit yang ketat, semak pesanan di luar kaunter secara manual.

Kembali ke kandungan

C3. Menetapkan had yang berguna

Keadaan	Cadangan
Pelanggan tunai	Had 0, Blocked = No
Pelanggan berulang	Had sekitar dua kali nilai pesanan biasa, Blocked = On Credit Limit
Pelanggan bermasalah	Blocked = New Order sehingga hutang dijelaskan
Kontrak / korporat	Had tinggi; semakan melalui laporan umur hutang, bukan sekatan

Works25 tidak menetapkan had masa pada hutang. Tiada tempoh lalai selepas itu pelanggan disekat secara automatik — kawalan kredit sepenuhnya melalui had kredit dan status Blocked, yang ditetapkan oleh pengguna. Laporan umur hutang memberitahu anda bila hutang berlaku; ia tidak melakukan apa-apa tindakan.

Kembali ke kandungan

D

Umur hutang dan penyata

Bila hutang berlaku, dan cara memberitahu pelanggan.

D1. Umur hutang: enam tetingkap bulan, bukan 30/60/90

Laporan umur hutang mengelompokkan hutang mengikut bulan, bukan mengikut 30/60/90 hari.

Lajur	Maksud
Last CR	Tarikh kredit terakhir (bayaran atau pemulangan)
Last DR	Tarikh caj terakhir
5Mths+	Hutang yang lebih lama daripada lima bulan
4Mths · 3Mths · 2Mths · 1Mth	Hutang mengikut bulan ia dicaj
Current	Hutang yang dicaj bulan ini
Total	Jumlah semua lajur

Julat lalai bermula lima bulan sebelum bulan semasa, jadi apa-apa yang lebih lama masuk ke 5Mths+. Ini pilihan paparan, bukan had kredit: tiada had masa pada hutang dalam Works25, dan kawalan kredit sebenar ialah had kredit serta status Blocked (C1).

Baris tanpa nama

Baris dengan nama kosong dalam laporan ini ialah bil tanpa profil (A2). Jumlahnya betul, tetapi ia tidak terikat kepada mana-mana pelanggan — itulah tanda pertama untuk menyemak sama ada bil itu sepatutnya mempunyai profil.

Kembali ke kandungan

D2. Penyata pelanggan

Jenis	Guna bila
Penyata satu pelanggan	Pelanggan bertanya "berapa baki saya?"
Penyata berbilang pelanggan	Hujung bulan, untuk dihantar kepada semua penghutang

Penyata membawa baris transaksi pelanggan (caj, bayaran, nota kredit) dengan baki berjalan. Sebelum menghantar:

Pastikan julat tarikh meliputi semua hutang, bukan hanya bulan ini — jika tidak, pelanggan akan melihat baki yang tidak sepadan dengan jumlah.

Semak sama ada pelanggan mempunyai kredit yang belum digunakan; penyata yang menunjukkan hutang penuh sedangkan ada kredit akan mencetuskan pertikaian.

Penghantaran adalah manual: penyata dicetak atau dihantar sendiri oleh staf. Tiada penghantaran automatik, jadi rekodkan tarikh dan saluran pada nota pelanggan jika anda mahu jejak.

Kembali ke kandungan

D3. Laporan Outstanding

Laporan ini menyenaraikan setiap bil dan setiap nota kredit yang masih terbuka, dengan nama pada bil, tarikh, cawangan dan rujukan, serta baki selepas mengambil kira kredit yang belum digunakan.

Ia laporan yang betul untuk soalan "bil mana yang belum dibayar", kerana ia menunjukkan dokumennya.

Untuk soalan "pelanggan ini berhutang berapa", gunakan laporan umur hutang atau penyata — Outstanding akan menunjukkan beberapa baris untuk pelanggan yang sama.

Bil tanpa profil tetap muncul di sini sebagai baris tanpa nama, tetapi ia tidak akan muncul dalam penyata atau umur hutang pelanggan. Itulah cara terpantas mengesan hutang yang tidak terikat kepada sesiapa.

Kembali ke kandungan

E

Masalah biasa

Lapan aduan yang paling kerap tentang baki dan penyata.

E1. Gejala → sebab → tindakan

Gejala	Sebab biasa	Tindakan
Penyata tidak sepadan dengan jumlah bil	Julat tarikh bermula selepas hutang lama	Lebarkan julat; semak hutang 5Mths+
Pelanggan ada baki negatif	Deposit pada proforma atau kredit belum digunakan	Semak B3; bukan kerosakan
Had kredit tidak menyekat pesanan	Sekatan hanya pada skrin pesanan; bil lama dan laluan API dilangkau	Semak C2; gunakan Blocked = New Order
Hutang tidak turun selepas bayaran	Bayaran direkod pada bil lain, atau sebagai kredit	Semak penyata, bukan hanya bil
Umur hutang menunjukkan 1Mth untuk hutang lama	Lajur mengikut bulan kalendar	Gunakan tarikh pada penyata untuk terma kredit
Komisen ejen tidak keluar	Pengenal tidak ditetapkan pada profil	Tetapkan pengenal; semak laporan komisen
Nama pada invois bertukar kepada nama lokasi	Alamat tambahan dipilih pada pesanan	Bukan kerosakan — lihat A3; pilih alamat utama jika mahu nama pelanggan
Alamat tambahan hilang selepas disunting	Senarai alamat ditulis semula semasa simpan	Masukkan semula alamat itu; semak selepas setiap simpan

Kembali ke kandungan